Organización de Eventos

El organizador, es el que se encarga de planificar y ejecutar reuniones, concursos, fiestas, congresos, bodas, etc… Esta a cargo de todos los detalles de estas celebraciones, se encarga de negociar con las empresas, las cuales distribuirán lo necesario para los eventos, también se encargan de buscar y reservar alojamiento y viajes para los invitados si es necesario, siempre dentro del presupuesto permitido. En resumen, se ocupan de que el evento se desarrolle sin problemas y de que todo este planificado como él ha dispuesto.

Un buen organizador de eventos debe ser, esencialmente, habilidoso, ya que tiene que ser muy eficaz manejando todas y cada una de las situaciones, detalles y momentos del evento, además de que si sucede algún imprevisto está obligado a actuar rápido; debe ser ingenioso, porque tiene que buscar la mejor manera de invertir el tiempo, los recursos y por supuesto el presupuesto con el que cuenta; ha de ser positivo, de este modo contagia su sonrisa y paciencia a los demás, así cuando suceda algo fuera de lo previsto piense que sí se pude superar; también ha de ser atento y observador, ya que debe estar alerta a todo lo que se vive y, obviamente, al público, antes, durante y después de los eventos, tiene que saber interpretar a los participantes de la celebración, escuchar todas y cada una de las opiniones, observar las caras de los invitados, etc…; y por último, tiene que ser sociable, respetuoso y un buen co-equiper, porque en este trabajo es primordial que el organizador tenga una buena relación con los clientes y trabajadores, que ante cualquier problema trate de solucionarlo hablando y escuchándolos, sin montar ningún escandalo, además de que ha de saber trabajar en equipo y coordinar a todo el que trabaje a su cargo.

Un organizador de eventos siempre tiene que estar preparado, pues ninguna velada transcurre sin problemas, por este motivo siempre debe tener un “plan B”, añadiéndole que, sin excepciones tiene que ser puntual para asegurarse de que esté todo dispuesto de la manera adecuada, también debe estar permanentemente listo para ayudar allí donde se necesite o para reemplazar a algún empleado que está ausente. Y por supuesto, invariablemente, es su deber quedarse hasta el final para poder asegurarse de que cada detalle de la limpieza, del catering, la disposición del sitio, etc… este terminado.

Igualmente, se tiene que comentar, que en la organización de eventos hay muchas áreas donde uno puede especializarse. Cada estudiante debería especializarse en una sola en particular, pero, por supuesto, eso depende de donde quiera ejercer su trabajo, si vive en una gran ciudad, puede centrarse en las bodas, los eventos de caridad, las grandes inauguraciones, las entregas de premios, las comidas de empresas, o algún otro tipo de celebración, así todo el mundo sabrá a quien debe llamar. Pero si vive en un pueblo o en una cuidad mediana tiene que saber hacer un poco de todo en general o elegir una categoría abarcativa que incluya bodas, aniversarios, despedidas de soltera o solteros, etc…

Para poder llegar a hacer todas estas cosas, la duración de la formación puede llegar a ser de dos a tres años, y las materias pueden llegar a ser de 16 materias cuatrimestrales a 26, las básicas serán las siguientes:

• Organización de eventos (I/II/III/IV)
• Taller de comunicación (I)
• Relaciones públicas (I/II)
• Introducción de investigación (I)
• Ceremonial y protocolo (I/II)
• Publicidad (I)
• Comercialización (I/II)
• Comunicación oral y escrita (I)
• Taller de redacción (I)
• Taller de comunicación oral (I)

Sin embargo una de las preguntas más importantes para la mayoría seria si realmente la organización de eventos tiene salida, por supuesto, hoy día hay una gran cantidad de posibilidades. Actualmente, se puede escoger donde quieres trabajar, si en instituciones públicas, locales y autonómicas o en empresas, universidades, entidades deportivas o en cualquiera que los organice.

Este negocio aún continua en desarrollo, aunque se ha visto afectado por la crisis. Mas, la mayor preocupación de este debería ser las amenazas de la competencia, que parecen no tener fin, esto, obligará a la diversificación estratégica y la especialización en algún área. Llegados a esta conclusión, la decisión más acertada es prepararse para que, una vez acabados los estudios, seas totalmente capaz de llevar a cabo los principales requisitos para ser un buen organizador, que son: ser capaces de desarrollar, coordinar y evaluar los procedimientos de la organización de eventos, siempre basados en los usos, las reglas y las costumbres de los protocolos y las ceremonias. Para así poder identificar mensajes, públicos y canales de comunicación que influyen en las labores de la organización en las cuales se asesora o desempeña.

Como puedes ver, para estudiar esta carrera tienes que ser un amante del control, la organización y la capacidad para imaginar una gran o pequeña fiesta a raíz de la descripción verbal de una persona, debes ser capaz de encontrar lo que le gusta con tan solo una charla, así que debes ser muy perspicaz, sociable y observador pero sobre todo tienes que ser creativo para poder cumplir las palabras y convertirlas en una algo real.